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RFID讀寫器檔案系統(tǒng)工作流程
發(fā)布時(shí)間:2020-09-23 10:56:29 | 瀏覽次數(shù)：

在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，面對檔案應(yīng)用空間和種類急劇擴(kuò)大的現(xiàn)實(shí)情況，這種做法對于有效保存和發(fā)揮紙質(zhì)檔案的原始憑證作用有著極其重要的作用。 今日上海營信小編為大家介紹RFID讀寫器檔案系統(tǒng)工作流程，基于RFID檔案館管理系統(tǒng)采用射頻識別RFID技術(shù)，檔案管理人員可在任何庫房進(jìn)行檔案操作，檔案將采用電子數(shù)字標(biāo)簽隨時(shí)隨地進(jìn)行調(diào)撥，自助調(diào)撥檔案以及上架歸還的出現(xiàn)，特別是其一次可以做多本調(diào)撥和按路徑進(jìn)行智能化上架工作，大大節(jié)省了館員的工作量和檔案調(diào)撥人員等待的時(shí)間。下面我們一起來了解下吧。

RFID讀寫器檔案系統(tǒng)工作流程


一、RFID讀寫器檔案系統(tǒng)工作流程

1.1.1 檔案入館

1、接收整理處工作人員接收檔案后，將檔案信息錄入系統(tǒng)，錄入的數(shù)據(jù)包括：檔案類別、檔案名稱、檔案編號、檔案密級、入庫時(shí)間、保存期限、檔案內(nèi)容摘要等。通過RFID電子標(biāo)簽打印機(jī)打印出一張電子標(biāo)簽，同時(shí)將檔案信息寫入電子標(biāo)簽芯片中。電子標(biāo)簽粘貼至檔案盒表面，標(biāo)簽外表印有檔案名稱、編號、類別、密級等基本信息。

2、粘貼好電子標(biāo)簽的檔案送至保管處進(jìn)行存放。存放前，保管處工作人員通過RFID讀卡器對檔案電子標(biāo)簽進(jìn)行掃描，登記入庫時(shí)間并設(shè)置具體的存放位置，從而在系統(tǒng)中建立檔案的入庫記錄。

檔案出入


1.1.2 檔案借閱

1、 借閱申請

在利用大廳安裝自助檔案信息查詢機(jī)，借閱人可以查詢出所需借閱檔案的信息，并通過查詢機(jī)打印出借閱小票，小票上打印所需借閱檔案信息(名稱和編碼)，同時(shí)，小票上也印有業(yè)務(wù)辦理的順序號，即查詢機(jī)也具有業(yè)務(wù)辦理自動排號的功能。

2、 借閱登記

借閱人出示相關(guān)證件和借閱小票，利用大廳操作員登記所需借閱的檔案和借閱人的信息，確定后提交借閱申請記錄;對于某些必須要領(lǐng)導(dǎo)審批的檔案，檔案館領(lǐng)導(dǎo)可以通過軟件進(jìn)行在線審批，審批后借閱審計(jì)記錄生效。

3、 檔案查找

每層樓保管處工作人員電腦上安裝檔案流通管理子系統(tǒng)，一旦有新的借閱申請，系統(tǒng)會自動將記錄顯示在計(jì)算機(jī)屏幕上。顯示的信息包括：檔案名稱、檔案編號、存放位置等，工作人員按照申請記錄進(jìn)行檔案查找。

查找完成后，工作人員必須通過讀卡器對電子標(biāo)簽進(jìn)行掃描，完成檔案出庫登記，系統(tǒng)中記錄檔案出庫時(shí)間、出庫檔案編號。

4、 檔案借出

保管處工作人員將檔案移交給利用大廳工作人員，檔案交給用戶前，必須在系統(tǒng)中進(jìn)行電子標(biāo)簽掃描登記，記錄借出時(shí)間和檔案編號。

智能書柜檔案


1.1.3 檔案歸還

1、用戶完成檔案查閱后歸還檔案，工作人員掃描檔案電子標(biāo)簽，登記歸還時(shí)間和檔案編號，完成歸還登記。若用戶超過指定的查閱時(shí)間，系統(tǒng)會自動提醒;2、保管處工作人員將檔案放回指定存放地點(diǎn)前，要進(jìn)行電子標(biāo)簽掃描登記，登記入庫時(shí)間，完成登記后，檔案變成入庫狀態(tài)。

1.1.4 檔案防盜

所有館藏檔案均處于閱讀器的讀取范圍中。當(dāng)檔案被取出時(shí)，由出庫口的RFID閱讀器捕捉檔案信息，并與出庫指令信息進(jìn)行核對，如果檔案是未經(jīng)檔案管理信息系統(tǒng)發(fā)出出庫指令而異常離開庫位，監(jiān)控模塊會激活警報(bào)模塊發(fā)出異常情況警報(bào)，以防止檔案被毀、被盜等。

1.1.5 檔案查詢管理

自助終端查詢

自助終端查詢主要提供給外來訪問人員查詢。一般情況下，在檔案大廳安置有一定的供其他人員進(jìn)行檔案信息查詢的自助查詢設(shè)備，通過該查詢終端設(shè)備，訪問人員可以根據(jù)自己的權(quán)限和需求查詢相應(yīng)的檔案庫資料信息。

網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng)查詢

網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng)查詢主要提提供給領(lǐng)導(dǎo)級別或管理者的查詢者。通過網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng)查詢，能夠?qū)n案所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)查詢和統(tǒng)計(jì)分析。包括：檔案數(shù)量、檔案利用率分析、借閱明細(xì)查詢等。為管理者提供管理的依據(jù)，并實(shí)現(xiàn)對基層工作情況的在線監(jiān)控。

1.1.6 檔案銷毀提醒

檔案的價(jià)值具有時(shí)間效應(yīng)，對于失去存檔價(jià)值的檔案需要進(jìn)行銷毀處理，以減輕對檔案管理資源的占用。當(dāng)檔案在入館時(shí)，將保管期限寫入RFID標(biāo)簽并存儲于中心數(shù)據(jù)庫中。在保管過程中，當(dāng)有檔案達(dá)到保管期限時(shí)，軟件將自動跳出檔案失效提示，由管理員做出銷毀或繼續(xù)保管處理。

1.1.7 檔案盤點(diǎn)管理

采用RFID技術(shù)進(jìn)行檔案資料的盤點(diǎn)，使得原來沉重繁瑣的檔案盤點(diǎn)工作變成一項(xiàng)簡單快速的工作。檔案管理系統(tǒng)發(fā)出盤點(diǎn)指令，庫房管理終端發(fā)送盤點(diǎn)指令到移動終端，庫房管理員根據(jù)移動終端上的提示，讀取檔案格和存放的檔案的的標(biāo)簽信息，完成一個(gè)檔案格的盤點(diǎn)操作，依次進(jìn)行直到完成所有檔案的盤點(diǎn)操作。

因?yàn)橛?jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)及信息存儲的本身就有缺陷和不足，與紙質(zhì)檔案比較起來，電子檔案在傳輸、存儲和利用中的安全性就相對比較弱，也就比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案難以進(jìn)行信息安全防護(hù)。上海營信RFID讀寫器檔案系統(tǒng)有效管理檔案，完美解決了傳統(tǒng)檔案管理軟件的問題，融入了更多的創(chuàng)新性功能，在實(shí)現(xiàn)精細(xì)化檔案收集與管理，保證檔案信息安全的同時(shí)，更加強(qiáng)調(diào)檔案資源的服務(wù)和利用。感興趣的讀者朋友歡迎您的咨詢。

RFID讀寫器檔案系統(tǒng)工作流程


RFID讀寫器檔案系統(tǒng)工作流程相關(guān)射頻識別設(shè)備與應(yīng)用方案

 		 
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RFID高頻18000-3 Mode3讀寫器HR3728

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調(diào)制天線

RFID高頻13.56MHz天線調(diào)諧板HA60XX

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RFID智能書柜,智能檔案柜,共享圖書,漂流柜,分布式圖書館

智能書柜

RFID智能書柜是利用RFID自動識別技術(shù)，通過安裝在書架里面的高頻層架天線實(shí)現(xiàn)對貼有電子標(biāo)簽的書籍的實(shí)時(shí)讀取，可實(shí)現(xiàn)對書籍的定位管理、實(shí)時(shí)讀取借出歸還圖書，實(shí)時(shí)盤存、在線監(jiān)控、自動上架等功能。智能書柜可配合智能文件管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對圖書、檔案、抵押證件、汽車合格證、銀行票據(jù)印鑒、藥品高值耗材、鞋包等物品的實(shí)時(shí)監(jiān)控管理，可以快速
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固定資產(chǎn)管理

固定資產(chǎn)管理具有價(jià)值高、品種和使用多樣化、使用地點(diǎn)分散、使用周期長、管理難度大等特點(diǎn)，是企業(yè)管理中的一個(gè)重要組成部分。而管理的難點(diǎn)在于原來的紙質(zhì)方式識別效率低，容易出錯，管理效率低下，RFID自動識別技術(shù)作為實(shí)物資產(chǎn)與資產(chǎn)管理系統(tǒng)的橋梁，借助網(wǎng)絡(luò)或GPRS無線遠(yuǎn)程傳輸?shù)墓δ?，可將資產(chǎn)日常管理活動與資產(chǎn)管理系統(tǒng)有效的整合在一起，
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檔案館員工作站,檔案RFID電子標(biāo)簽,移動盤點(diǎn)設(shè)備

檔案管理

RFID檔案管理方案應(yīng)用現(xiàn)代物聯(lián)網(wǎng)、RFID射頻識別等技術(shù)，將每份檔案粘貼RFID電子標(biāo)簽，通過RFID讀寫器、身份證識別器、員工卡讀寫器、檔案館員工作站、多功能手持終端、移動盤點(diǎn)設(shè)備與檔案信息管理系統(tǒng)完美結(jié)合， 實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體流通過程的全程跟蹤管理、定位管理、檔案自動盤點(diǎn)、智能分析等功能，最大限度優(yōu)化檔案管理流程，降低接收、盤點(diǎn)和查找
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